Se você é organizador ou produtor de eventos, já sabe que escolher o local certo é muito importante para que a sua produção seja um sucesso, não é mesmo? Mas, apesar disso, nem sempre é fácil definir o local do evento mais adequado para os seus objetivos e ainda que agrade o seu público-alvo.
Por isso, nós trouxemos algumas dicas que podem lhe ajudar nesse momento e que vão transformar o seu evento em uma produção de sucesso, encantando o seu público e também o seu cliente!
- Capacidade
Antes de escolher o local do evento que está organizando é muito importante que você tenha uma noção do público que irá receber. Assim, será mais fácil optar por espaços que tenham a capacidade adequada para que todos os convidados fiquem confortáveis.
Se você está organizando um evento em que fará a venda de ingressos na hora, pode ser que tenha que trabalhar com uma capacidade flutuante para mais, já que o número de participantes poderá dobrar no dia do evento.
Considerar todos esses aspectos é fundamental. Além disso, pense também nas características do seu público-alvo e busque por um local que tenha relação com as suas exigências e preferências, além de estar de acordo com o tema da festa que está organizando.
- Acessibilidade e segurança
Onde fica o local que você está planejando locar? Ele é de difícil acesso? Possui placas de sinalização? Seu público conhece esse local?
Essas informações são extremamente importantes para o sucesso do evento que está organizando, afinal se as pessoas não conseguirem chegar até a sua festa ela ficará comprometida.
Além disso, considere também a segurança. Será que a região onde o espaço se situa é realmente segura? Corre-se o risco dos seus convidados serem assaltados ao sair da festa? Esse é um ponto de acesso fácil para ambulâncias e bombeiros, caso seja necessário? Você irá precisar contratar seguranças extras ou o local disponibiliza uma equipe própria?
Todos esses pontos precisam ser definidos antes, assim você saberá se não está fazendo uma economia sem sentido.
- Infraestrutura
Antes de alugar um local para o seu evento, agende uma visita pessoalmente. Assim, você poderá se certificar das condições dos banheiros, da cozinha e até mesmo do espaço disponível para carga e descarga.
Procure se atentar para as facilidades de locomoção dentro do espaço (se existem muitas escadas ou outros pontos que mereçam atenção), se o local possui estacionamento próprio e o tamanho do mesmo, se o espaço destinado para o buffet é prático para acessar o salão principal, se existe espaço disponível para banda e DJ e também como é a acústica do local.
Caso você esteja planejando um evento temático é importante saber se o espaço comporta o tipo de decoração e as atrações que você está programando.
Além disso, pense no período em que irá realizar a sua festa. No inverno, o local escolhido é muito frio? Durante o dia, ele ficará muito quente para os seus convidados?
- Alvará de funcionamento
Esse é um item extremamente importante, já que você poderá ter seu evento cancelado caso o local escolhido não tenha alvará de funcionamento. Por isso, não cometa essa falta gravíssima.
Vale a pena conferir antecipadamente ligando para a prefeitura antes de fechar o contrato de aluguel e não se engane com “desculpas” que às vezes os proprietários podem lhe dar.
- Itens adicionais
Além de todas essas informações, pode ser que o local ofereça outros atrativos como internet Wi-fi para os convidados, equipe própria de segurança, mesas e cadeiras, técnicos de iluminação e outros itens adicionais que podem compensar bastante na hora de enxugar o orçamento do seu evento. Por isso, fique atento a esses diferenciais.
Com essas dicas, ficou mais fácil escolher o local do evento? Agende uma visita a Lagoa Dourada e veja os diferenciais exclusivos do nosso espaço!
